Oracle CRM Desktop zeigt Siebel CRM Datensätze im lokalen Outlook eines Benutzers an und synchronisiert Datensätze aus dem zentralen CRM System mit der lokalen Outlook Datenbank. Hier werden sie in der .pst-Datei gespeichert, wenn Outlook im Standalone Modus arbeitet.

Ist Outlook dagegen mit einem Exchange Server verbunden, werden die Datensätze in der .ost-Datei gespeichert und entsprechend mit dem Exchange Server synchronisiert. Dadurch vergrößert sich der benötigte Speicherplatz auf dem Exchange Server und in der .ost-Datei um ca. 20 bis 30 MB.

Die 20-30 MB beziehen sich auf die maximal empfohlene Anzahl von zu synchronisierenden Datensätzen: Der Hersteller empfiehlt, pro Agent nicht mehr als 20.000 Datensätze in die lokale Datenbank zu synchronisieren. Diese Zahl bezieht sich auf alle Datensätze, auch solche in n:m Tabellen - und ist somit natürlich von den synchronisierten Entitäten abhängig.

Eingeschränkt werden kann die Anzahl der Datensätze per Visibility, per Preset Filter, oder auch durch den Agenten selbst per User Synchronization Filter. Die Oracle Bookshelf zeigt dies anschaulich anhand eines Diagramms.